Bureaux à la demande : quels avantages et pourquoi l'adopter ?

L’organisation du travail est en constante évolution, et a été renversée très récemment suite à la pandémie de 2020. Depuis, de plus en plus d’entreprises et de salariés cherchent à trouver des solutions alternatives au travail cinq jours sur sept dans un bureau traditionnel. Le modèle de “bureau à la demande” répond bien à cette nouvelle demande de flexibilité et de télétravail ailleurs que chez soi. Le principe est de louer des bureaux ou des salles de réunion, à l’heure ou à la journée, afin de permettre à ses employés de travailler dans un cadre propice au travail, ou de se réunir en équipe, sans se déplacer dans les bureaux de l’entreprise. Tour d’horizon sur les arguments en faveur de ces bureaux à la demande.

Pourquoi opter pour une solution de “bureau à la demande” ?

Une demande de flexibilité de la part des employés

La crise sanitaire a poussé de nombreux employés à télétravailler durant plusieurs semaines. Depuis, le schéma classique du “métro-boulot-dodo” a été bousculé puisque de plus en plus d’entreprises cherchent à optimiser la productivité de leurs salariés en leur offrant plus de flexibilité.

Grâce au développement des nouvelles technologies, les employés deviennent de plus en plus nomades et de nombreuses professions peuvent s’exercer efficacement ailleurs que dans un bureau traditionnel. Cela explique que, selon un sondage mené par l’Observatoire Cetelem, près de la moitié des salariés interrogés (48%) souhaiteraient mettre en place une organisation du travail hybride : alterner entre présentiel et distanciel.

Le télétravail n’est pas obligatoirement à exercer depuis chez soi. L’aménagement d’une partie bureau est souvent assez sommaire, et il peut être difficile de séparer sa vie personnelle de sa vie professionnelle lorsque l’on vit et travaille dans un même lieu. Inutile de préciser que des réunions en physique ne peuvent pas non plus se faire depuis le salon des salariés… C’est pourquoi 60% des employés interrogés par l’Observatoire Cetelem en faveur du télétravail aimeraient pouvoir travailler à l’extérieur ou dans des “tiers lieux” comme les espaces de coworking : trouver un équilibre professionnel sans pour autant revenir au bureau tous les jours. C’est le principe du “Work From Anywhere” : un employé peut travailler d’où il le veut tout en améliorant son niveau de productivité.

Bureau ou salle de réunion pour des besoins bien distincts ?

Pour la plupart des entreprises qui réfléchissent à ce nouveau mode d’organisation, il ne s’agit pas pour autant de supprimer définitivement leurs locaux. En effet, il est souvent nécessaire de conserver un bureau pour fédérer les équipes autour de valeurs propres à l'entreprise et permettre aux employés de se réunir en équipe pour partager et mieux collaborer.

La solution la plus privilégiée est de garder un bureau plus petit (avec une capacité inférieure au nombre total d’employés), et de développer les solutions de bureau à la demande pour ceux qui voudraient télétravailler dans un espace adapté. L’entreprise est forcément gagnante grâce au loyer économisé sur le bureau traditionnel et l’amélioration des conditions de travail pour les employés. Les bureaux individuels à louer à l’heure ou à la journée sont pratiques pour des missions éphémères par exemple. Cette nouvelle organisation du travail a déjà fait ses preuves dans des grandes entreprises, comme Spotify ou Revolut.

Si vous offrez la possibilité à vos employés demandeurs de télétravail de louer un bureau individuel afin de travailler dans un espace propice, il est aussi important de permettre à vos salariés de se réunir et d’organiser des réunions avec d’autres collaborateurs. Il faudra alors louer aussi des salles de réunion, lorsque des meetings importants doivent avoir lieu. La location d’un espace de réunion peut se faire à l’heure donc c’est une solution économique, et vous pouvez en choisir une au plus proche de tous vos employés qui se rassemblent, afin de limiter leurs déplacements et le temps perdu dans les transports.

Le bureau à la demande : quels avantages pour l’entreprise ?

La location simplifiée

Tout d’abord, la location de ces espaces de travail ou de réunion est très simplifiée. A l’ère du digital, tout est dématérialisé et les démarches sont allégées. La recherche de l’endroit parfait est rapide et facile. Plus besoin de chercher des locaux, de visiter de nombreux biens, et de s’engager financièrement sur un bail longue durée. Les espaces proposés sont déjà prêts à accueillir les salariés, bien aménagés et optimisés pour rendre les journées de travail agréables et productives.

La location de bureau à la demande ne comporte pas d’engagement : louez à l’heure ou la journée, pour les moments où vos salariés en ont le plus besoin. C’est le principe du “pay as you go” : vous payez à l’usage, seulement le temps où vous occupez le bureau loué. Il est facile de se défaire du lieu choisi. Les entreprises d’aujourd’hui se doivent d’être réactives et les planning de location ainsi que la durée de préavis ne sont pas toujours arrangeants. Si le bureau à la demande que vous avez choisi ne vous convient plus ou que vous n’en avez plus l’utilité (à la fin d’une mission par exemple), vous pouvez arrêter de le louer et en retrouver un autre très facilement.

Une meilleure qualité de travail pour les employés

Cette simplicité de location est synonyme de plus de libertés. Si certains employés veulent télétravailler ailleurs que dans la capitale par exemple, il sera aisé de leur trouver un espace de travail adapté dans la ville de leur choix. Cela peut soulager les salariés qui subissent un temps de trajet très long entre le bureau et leur logement, par exemple.

Vous améliorez ainsi la qualité de vie au travail de vos employés en leur offrant des libertés qui influeront positivement sur leur productivité. En 2016, une étude du cabinet Kronos concluait, déjà à l’époque, que le télétravail augmenterait la productivité des salariés de 22%. Ce chiffre peut augmenter si l’entreprise fournit des endroits adaptés au télétravail, sans obliger les salariés à venir chaque jour au bureau.

Une possibilité d’économies sur le loyer

La location de bureau à la demande peut vous permettre de faire des économies sur le loyer. Etant donné que la nouvelle organisation du travail repose en partie sur le télétravail, vous pouvez louer des bureaux à l'année plus petits, car vos employés ne s'y rendront pas chaque jour. Vous faites ainsi une économie non négligeable sur le loyer, qui sera réinvestie dans la location d’espaces de travail et de réunion de qualité, pour contribuer à améliorer le bien-être de vos employés (et par extension, leur productivité). La location à l’heure ou la journée vous permet de ne payer que le temps sur lequel vos employés utilisent réellement l’espace loué.