Supprimer ses bureaux sans perdre en qualité de vie au travail

Avec le développement du télétravail, les entreprises ont dû s’adapter et revoir leurs espaces de bureaux. Certaines optent pour le “flex-office”, où les collaborateurs sont amenés à changer de place au sein des locaux, d’autres repensent leurs bureaux en développant majoritairement des espaces de collaboration… Quelques entreprises vont même plus loin en supprimant totalement leurs locaux ! Comment bien intégrer ses équipes et favoriser la qualité de vie au travail de ses employés quand on n’a plus de bureaux ?

Opter pour le “work from anywhere”

Si vous faites le choix de supprimer définitivement vos bureaux, il est nécessaire d’être flexible quant au lieu de travail de ses salariés. En effet, le télétravail à la maison a montré ses limites lors du confinement généralisé de mars 2020 : les télétravailleurs se sont sentis isolés et avaient du mal à concilier vie professionnelle et vie personnelle.

Pour conserver une qualité de vie au travail optimale, offrez à vos employés la possibilité de travailler depuis n’importe où : à la maison, dans un espace de coworking, dans un lounge d’hôtel… Ils pourront alors choisir où ils se sentent bien et productifs, que ça soit très proche de chez eux pour limiter le temps de trajet ou dans un autre pays. Cette nouvelle organisation de travail a déjà été adoptée par de nombreuses entreprises dynamiques.

Du côté des coûts, la suppression de vos bureaux peut vous permettre d’allouer votre budget à la location d’espaces de travail pour vos employés.

Organiser des événements en physique

Pour vous assurer que vos employés sont intégrés dans l’entreprise et adhèrent à sa culture, il est tout de même nécessaire d’organiser des réunions et des événements en physique. Les rencontres par écrans interposés peuvent être lassantes et les salariés ont tendance à perdre en engagement. Même si chaque employé est autorisé à travailler d’où il veut, il faut voir l’entreprise comme un ensemble d’individus qui partagent les mêmes valeurs et les mêmes motivations, et donc les encourager à se retrouver.

La solution est de permettre à ses employés de se réunir de façon régulière, que ce soit lors d’événements informels ou pour des réunions de travail classiques. La location d’espaces de coworking ou de salles de réunion leur permettra alors de garder du lien entre eux, de rester motivés et de se sentir intégré dans l’équipe. 

Respecter les besoins de chaque employé

Il est plus facile pour certains employés de travailler dans un espace de travail minimaliste que pour d'autres. Il est important, avant de se lancer dans l’aventure de supprimer ses bureaux physiques, de s’assurer que chaque employé aura un espace de travail optimal et adapté à son poste.

Alors que certains pourront travailler depuis presque n’importe où, certains de vos collaborateurs auront tout de même besoin d’un pied à terre pour recevoir des clients par exemple. Pour ce genre de réunions professionnelles, il sera alors nécessaire de louer un espace adapté (salle de réunion ou espace de coworking). 

Il est primordial de s’organiser avec chaque salarié pour bien identifier ses besoins et lui permettre d’être productif, même sans qu’il ait de bureau attitré. Par exemple, si un de vos employés doit rencontrer des clients à Paris alors qu’il habite en province, il est judicieux de lui trouver un espace de rencontre proche d’une gare, ce qui lui permettra de rejoindre son domicile plus aisément.

Quelques bonnes pratiques

Pour les entreprises qui souhaiteraient supprimer totalement leurs bureaux physiques, il est nécessaire d’adapter son organisation de travail en ce sens. Voici quelques idées pour faciliter la collaboration et la cohésion entre vos équipes, même à distance :

• communiquer le plus possible avec ses salariés : il est nécessaire pour cela d’adopter des outils adaptés (Skype, Slack…) ;

• respecter la flexibilité des horaires de travail de chacun : il s’agit de faire confiance à ses salariés et d’être flexible avec leur organisation de travail ;

• offrir du matériel adapté : il faut s’assurer que chaque employé possède du matériel adapté à son travail nomade, et qu’il a une bonne connexion Wi-Fi (certaines entreprises remboursent même l’abonnement internet des employés) ;

• organiser des séminaires : outre les réunions d’équipe et les événements informels, les séminaires sont l’occasion d’intégrer les nouveaux salariés et de favoriser la cohésion entre collaborateurs.